Финанси и документи

Какви проблеми решава

В повечето фирми информацията за парите е на три места. Поръчките са в магазина или в ERP системата, документите са в отделен софтуер за фактуриране, а банката е в онлайн банкирането. Между тях стои човек, който преписва. При всяко преписване може да стане грешка, а тя излиза наяве месеци по-късно: при счетоводителя, при проверка или когато клиент попита защо фактурата му не съвпада с поръчката.

Отделният софтуер за документи обикновено взима данните на поръчката в един момент и повече не ги поглежда. Ако след това поръчката бъде редактирана (махнат артикул, сменена цена, добавена доставка), документът остава със старите числа. Никой не забелязва, защото на екрана документът изглежда наред.

Ние държим документите и парите в същата база, в която са поръчките, складът и куриерите. Документът се издава от актуалната поръчка, всяко плащане се засича с източника си, а справките се смятат от същите записи, които виждат всички.

Как работи

Всяка стъпка е един момент, който се вижда на екрана и оставя запис.

1. Продажба. Когато поръчката бъде изпълнена, документът за продажба се издава от нея в същия момент, с номер от правилния кочан, и се изпраща на клиента по имейл. Повторно натискане или повторно получено събитие не създава втори документ.
2. Продажба на едро. При фирмен клиент системата проверява ДДС номера във VIES. Ако номерът е валиден и стоката заминава за друга държава от ЕС, фактурата се издава с 0% и основание за вътреобщностна доставка. Ако стоката излиза извън ЕС, фактурата е с основание за износ. Когато регистърът не отговаря, системата казва това и не прави предположения.
3. Връщане. Когато пратка се върне неплатена, сканирането ѝ при приемане издава кредитно известие към документа за продажба. Справките за ДДС се смятат след връщанията.
4. Пари при куриера. Системата чете описите на куриерите от пощата, а преводите идват от банката през отворено банкиране. Двете се свързват по номера на протокола и се вижда какво е доставено, но още не е платено.
5. Доставчици. Фактурите на доставчиците се четат от пощата и се водят като салдо по доставчик. Платежното нареждане се подготвя като чернова и тръгва само след одобрение от отговорния човек.
6. Вземания и каса. Във фирми със сервиз и продажби с отложено плащане работните карти се фактурират без преписване, частичните плащания се записват срещу фактурата, а продажба на блокиран клиент чака одобрение.
7. Справки. В края на месеца одиторският файл, справката за ОСС и справките за продажбите и парите се изтеглят с бутон, защото са сметнати от същите записи.

Какво получавате

• Документ, който съвпада с поръчката, защото се издава от нея в момента на издаването и никой не го преписва.
• Собствена номерация, която продължава от стария софтуер без прекъсване и без двойни документи.
• Фактура на едро с вярната ставка и основание, определени от държавата на клиента и отговора на VIES. Проверката се пази като доказателство.
• Ясен отговор колко пари има при всеки куриер и за коя пратка няма опис.
• Платежни нареждания, които не тръгват без одобрение, и спиране при нов или сменен IBAN на доставчик.
• Салдо по доставчик и по клиент, с авансите и частичните плащания, вместо купчина неподредени фактури.
• Месечните файлове и справки за НАП, ОСС и счетоводителя, без да ги сглобявате ръчно в Excel.
• Всеки отказ на екрана казва причината и какво да направите след това.

С какво се свързва

Финансовият модул е част от системата и чете и пише в същата база. Към външни системи се свързва само там, където данните наистина идват отвън.

• Shopify, WooCommerce и останалите канали: поръчките, от които се издават документите.
• Банки през отворено банкиране: движенията по сметките и статусът на изпратените плащания.
• Пощенски кутии: описи от куриери и фактури от доставчици, които системата чете автоматично.
• VIES: проверка на ДДС номера на фирмен клиент или доставчик.
• НАП: месечният одиторски файл на електронния магазин в изисквания формат.
• Куриери: пратките с наложен платеж и връщанията, от които се издават кредитни известия.

Какво не прави системата

Системата не замества счетоводителя. Тя му дава подредени документи, засечени плащания и справки, на които може да разчита, вместо папка с разпечатки. Решенията за счетоводната политика остават за него и за вас.