Склад и изпълнение на поръчки

Какви проблеми решава

В повечето складове наличността се пази на две места: в главите на хората и в таблица, която някой обновява вечер. Поръчките се събират по памет, клиентът пръв разбира, че е получил грешен артикул, а онлайн магазинът продава стока, която вече я няма. Колкото повече са каналите и хората, толкова по-често се случва това.

В нашия склад за вярно се приема това, което е сканирано. Наличността не се въвежда отделно. Тя се получава от приемането, поставянето на място, събирането и връщанията. Когато едно число не съвпада, системата показва кое движение го е променило и кой документ стои зад него.

Втората задача е човекът пред рафта да работи бързо. Той не превключва между програми и не преписва номера. Пред него има един екран на цял размер, в ръката си държи скенер и след всяко действие получава ясен отговор: правилно, грешно или какво следва.

Как работи

Денят в склада минава през няколко ясни момента. Всеки от тях е едно действие, което оставя запис.

1. Пристига доставка. Стоката се сканира срещу заявката към доставчика или се заприхождава по фактурата и после се проверява физически. Излишъкът и непоръчаните артикули се виждат веднага.
2. Приетата стока първо покрива чакащите поръчки. Останалото се поставя на рафт и мястото се потвърждава със сканиране. От този момент артикулът има адрес в склада.
3. Поръчките от всички канали влизат в една опашка. Тя се разделя на сесии по куриер, държава или служител, така че няколко души да събират едновременно, без да си пречат.
4. Служителят сканира мястото и артикула. Ако артикулът е грешен, екранът го спира, а при нужда гласът казва къде да отиде и колко да вземе.
5. При потвърждаване наличността се изписва, товарителницата се издава и етикетът излиза от термопринтера без прозорец за печат.
6. Върнатата пратка се сканира, стоката се връща на мястото си и поръчката се отменя. Парите на клиента се връщат с отделен бутон, за да се знае точно кога е станало това.
7. Ревизията се прави по места: сканира се позицията, стоката се преброява и резултатът се записва. Разликите влизат в движенията с причина и не се губят в ново число.

Какво получавате

• Наличност, която се смята по една формула (на място, резервирано, свободно) и е еднаква в склада, в поръчките и в онлайн магазините.
• Дневник на движенията, в който всяко приемане, изписване и корекция води към документа или поръчката, която ги е предизвикала.
• Заявки към доставчици, които се съставят от липсите по поръчките и никога не поръчват едно и също два пъти.
• Сверки, които казват на разбираем език какво не съвпада, без да чакат някой сам да го забележи.
• Ограничен режим за отделен складов компютър, който показва само складовите екрани без останалото меню.
• Системата е ваша, без лиценз и без такса на потребител. Нов служител в склада не струва нищо допълнително.

С какво се свързва

Складът е част от същата база, в която са поръчките, документите и куриерите, и не е отделна програма. Затова наличността следва продажбите без нощен износ и внос на данни.

• Онлайн магазини: Shopify и WooCommerce. Складът записва наличността в тях, а те не я променят в склада.
• Онлайн пазари и физически магазин: поръчките от eMAG, eBay и касата резервират от същия склад.
• Куриери: товарителницата и етикетът се издават в момента на потвърждаването.
• Документи за продажба и връщания: изписването и сторното идват от едно и също действие.
• Excel: за внос на баркодове и ценови листи и за износ на заявки и справки.

Защо избягваме междинни състояния

Избягваме междинни състояния, които системата поддържа сама, като „стока в транзит", автоматични трансфери между складове или чернови на документи, които никой не приключва. Рано или късно те заседват и оставят количества, които не са никъде.

При нас всяко движение има един момент, който човек може да посочи: сканирано, потвърдено, отпечатано. Когато системата откаже действие, тя казва защо и каква е следващата стъпка.