CRM, ERP и бизнес системи по задание

Какви проблеми решава

В повечето фирми работата е разпръсната на пет места: клиентите са в една програма, офертите в Excel, задачите в чата, пощата в лични кутии, а графикът на сервиза на дъската. Всяко прехвърляне между тях е ръчно и при всяко ръчно прехвърляне нещо може да се изгуби. Клиент, на когото е обещано обаждане, не получава обаждане. Машина, продадена преди три години, няма история, когато дойде за ремонт.

Готовите CRM системи решават част от това, но изискват процесът да се нагоди към тях. Плаща се на потребител, затова шофьорът и техникът остават извън системата и продължават да работят на хартия. Справката, която ви трябва, липсва, а настройката, с която бихте я получили, е достъпна само в по-скъп план.

Ние правим системата според това, което вашите хора вършат всеки ден. Всеки служител има достъп, защото няма такса на потребител, и вижда точно своята част от работата.

Как работи

Ето пример от дилър на техника, при когото продажбите, сервизът и транспортът са в една система. Същата логика важи за търговия на едро, услуги и производство.

1. Нов клиент се въвежда веднъж. Ако вече има запис със същия ЕИК, системата спира дублирането още при въвеждането, а търговецът става отговорник за клиента.
2. Клиентът минава през етапи: контакт, среща, оферта, преговори, договор, фактура. На всеки етап системата създава следващата задача по правила, които управителят настройва.
3. Офертата се съставя от каталога и се изпраща на клиента като PDF. Етапът се отбелязва автоматично.
4. Продадената машина влиза в регистъра на клиента. Оттам нататък към нея се записват сервизът, гаранционните случаи и сменените части.
5. Сервизът разпределя задачите по техник и по ден. Техникът приключва работата при клиента с подпис на телефона, а картата отива за фактуриране.
6. Превозът на машината е задача с шофьор, превозно средство и протокол при предаването.
7. На таблото управителят вижда какво е просрочено, какво чака одобрение и кои сделки са заседнали.

Роли и права: всеки вижда своята част

Ролите имат реално значение. Търговецът вижда своите клиенти и задачи. Техникът вижда графика си. Шофьорът вижда превозите си. Счетоводителят вижда документите. Собственикът вижда всичко.

Когато някой каже, че не вижда нещо, администраторът натиска „влез като“, вижда точно неговия екран и после се връща в своя. Никой не гадае по телефона кой бутон липсва.

Ако имате две или повече фирми, те работят в една система с отделни настройки: куриери, ставки на ДДС, пощенски кутии, правила по канал. Клиентите и стоката не се въвеждат два пъти.

Какво получавате

• Една система вместо пет програми и една таблица в Excel.
• Задачи, които се създават сами при смяна на етапа, без някой да трябва да ги помни.
• Екипен чат и поща в самата система, без лични кутии и лични чатове за работата.
• Табло за управителя с нещата, които изискват решение днес.
• Вградено ръководство и списък с желанията на екипа, така че системата да се развива според реалните нужди.
• Роли и права според длъжността, с „влез като“ за проверка.
• Изходният код и данните. Системата е ваша, без лицензи и без ограничение на потребителите.

С какво се свързва

CRM системата обикновено е в центъра на работата. Свързваме я с програмите, които вече ползвате, и с другите наши модули, когато това има смисъл.

• Онлайн магазини: Shopify и WooCommerce. Поръчките и клиентите влизат автоматично.
• Пощенски сървъри през IMAP: пощата се чете директно и нищо не се копира.
• Куриери: Speedy и другите куриери, с които работим. Пратките тръгват от поръчката.
• Фактуриране и документи: фактура от приключената работа или поръчка.
• Мобилно приложение за хората на терен, което работи и без интернет.
• Регистри като VIES за проверка на ДДС номера на фирмен клиент.

Как започваме

Първо слушаме как минава един истински работен ден, от обаждането на клиента до плащането. После правим частта, която ви създава най-много проблеми, и я пускаме в работа. Следващите модули идват на етапи, всеки върху вече работещото. Така системата се ползва още от първите седмици, без да чакате година разработка.