Складова програма за малък магазин: Excel, безплатна или платена и как да проверите коя ви трябва

Какво трябва да прави една складова програма

Складовата програма има една основна задача: да знае колко бройки от всеки артикул има и къде са, като всяка промяна на числото има запис с дата, човек и причина. Всичко останало е добавка. Отчети, графики и мобилни приложения нямат стойност, ако основното число е грешно.

Минимумът, без който не бих приел програма дори за малък склад, е следният:

• Карта на артикула с уникален код и баркод, а не само с име. Две имена, които се различават с една буква, рано или късно се объркват.
• Движения вместо ръчна корекция на числото. Приход от доставчик, продажба, връщане, брак и корекция при броене трябва да са отделни видове документи. Ако наличността може просто да се презапише, след месец никой не може да каже защо е такава.
• История по артикул: кой, кога и с какъв документ е променил количеството.
• Разделяне на наличното от свободното за продажба. Стоката по приета, но неизпратена поръчка е на рафта, но вече не е ваша.
• Износ на данните в обикновен формат (CSV или Excel), без да питате доставчика.

Наличност и свободна наличност: числото, което най-често се бърка

Повечето спорове между склада и продажбите идват от това, че двете страни говорят за различни числа. Shopify ги разделя ясно в помощния си център: наличност „On hand“ са всички бройки на дадено място; „Available“ е стоката, която можете да продадете; „Committed“ са бройките, заделени за поръчки и вече непродаваеми; „Unavailable“ са заделените по други причини; „Incoming“ е стоката, която пътува към склада.

Това деление важи за всяка програма, независимо дали ползвате Shopify. Ако вашата показва само едно число „количество“, рано или късно ще продадете една и съща бройка два пъти. По-подробно за това откъде идват разминаванията между склада и сайта сме писали в отделна статия; тук е достатъчно да се провери дали програмата различава поне наличното и свободното.

Кога Excel още стига

Excel върши работа, докато условията, при които сте го започнали, не са се променили. Използвал съм таблици за наличност в различни бизнеси и ги смятам за напълно работещи, ако са изпълнени едновременно следните условия:

• Един човек пише в таблицата. Двама души, които коригират едно и също число, рано или късно си презаписват промените.
• Артикулите са до няколкостотин и се разпознават лесно.
• Продавате от едно място. Щом има онлайн магазин и физически магазин, наличността трябва да се сваля веднага и от двете страни, а таблицата не го прави сама.
• Пазите движенията, а не само крайното число. Отделен лист с дата, артикул, количество и причина за всяко движение е минимумът; формулата за наличност се смята от него.

Безплатна или платена: какво реално сравнявате

Цената в офертата рядко е истинската цена. При безплатните програми проверявам три неща: какво става с данните, ако производителят спре продукта; дали има ограничение на броя артикули или документи, след което започва плащането; и дали данните могат да се изнесат изцяло. Безплатна програма, от която не можете да си вземете историята, е договор с неизвестен срок.

При платените въпросите са други. Плаща ли се на потребител, на обект или на модул? Колко струва връзката с онлайн магазина и куриерите, ако изобщо я има? Кой прави настройката и колко часа е предвидено за нея? От годините в продажбата на машини и трактори знам, че цената на машината е само началото: сервизът, частите и времето на престой често решават сделката. Със софтуера е същото.

За ориентир колко е разпространен такъв софтуер у нас: по данни на Евростат, публикувани през май 2026 г., през 2025 г. 53% от предприятията в ЕС са ползвали специализиран бизнес софтуер (ERP, CRM и/или BI), а България е с най-нисък дял, 31%. Делът на ERP е 41% при малките предприятия и 89% при големите. Иначе казано, ако още нямате такава система, не сте изключение, но и разликата с останалите е голяма.

Ако продавате и в обект: проверете връзката с НАП

Тази точка често се пропуска, защото складовата програма се възприема като вътрешна работа. Ако обаче през същата програма маркирате продажби в търговски обект и сте избрали да ползвате софтуер за управление на продажбите (СУПТО), правилата са в Наредба Н-18.

Според чл. 52а софтуерът от публичния списък на НАП трябва да отговаря на изискванията на приложение № 29. Според чл. 52з търговецът, който е избрал такъв софтуер, уведомява НАП след започване на работа с него чрез информация по приложение № 32, подадена електронно с квалифициран електронен подпис, а при промяна на данните подава информация в 7-дневен срок. В самото приложение № 32 се посочва и връзката на софтуера с други модули, изрично „складово стопанство“ и счетоводен софтуер.

Чл. 52и пък задължава търговеца при проверка да осигури незабавно достъп до устройствата, на които работи софтуерът, а при инсталиран при него софтуер и пълен достъп за четене и експорт на текущите и архивните бази данни. Затова, преди да подпишете, попитайте доставчика дали продуктът е в списъка на НАП, за коя версия става дума и как се осигурява този достъп. Ако продавате само онлайн, тази точка може да не важи за вас, но я проверете със счетоводителя си, а не по памет.

Онлайн магазинът и баркодовете

При онлайн магазин складовата програма престава да е самостоятелна. Поръчката идва от сайта, наличността трябва да се върне на сайта, а товарителницата идва от куриера. Попитайте конкретно в коя посока върви всяка връзка и колко често. Синхронизация веднъж на час е достатъчна за бавно движещ се асортимент и е недостатъчна за промоция, в която последната бройка се продава за минути.

Баркодът е най-евтиният начин да намалите грешките при приемане и събиране. Ако произвеждате или пакетирате собствена стока, баркодовете трябва да са уникални. В България фирменият префикс за баркодове се получава през GS1 Bulgaria, която е със статут на съвет към Българската търговско-промишлена палата. Вътрешни кодове, измислени в склада, работят само докато стоката не излезе извън него.

В магазини за хидравлични маркучи и елементи съм виждал колко лесно се объркват два фитинга с почти еднакво означение. Там сканирането на всяка бройка при събиране спестява повече, отколкото струва скенерът. Как сме подредили приемането, местата и събирането при нас, описваме в „Склад и изпълнение на поръчки“.

Как да изпробвате програмата, преди да платите

Демонстрацията на доставчика доказва само, че програмата работи с неговите данни. Поискайте пробен период и минете през реалните си случаи. Списъкът, който ползвам, е следният:

1. Въведете 20 истински артикула, включително два с много сходни имена и един без баркод.
2. Направете приход от доставчик с частично доставена стока.
3. Продайте бройка през онлайн магазина и проверете след колко време свободната наличност пада на сайта и в програмата.
4. Върнете продадената бройка и вижте дали наличността се възстановява с документ, а не с ръчна корекция.
5. Направете броене на едно място с разлика и проверете дали разликата остава видима в историята.
6. Изнесете всички данни в CSV и ги отворете. Ако не можете, спрете дотук.
7. Попитайте кой отговаря на телефона, когато нещо спре в петък следобед.

Кога готовата програма не стига

Има случаи, в които готовите програми не пасват: няколко магазина, които продават от един склад; партньорски складове; специфични правила за резервиране. Тогава изборът е между доработка на готов продукт и собствен модул. Ние сме минали по втория път, защото складът ни е вързан с поръчките, куриерите и доставчиците в една система. Повече за това как подхождаме към такива системи има в „CRM и ERP“.

Независимо коя посока изберете, условието е едно и също: преди да сравнявате продукти, опишете как работи складът ви днес, с документите и изключенията. Програмата, която минава през вашия списък от случаи, е правилната, дори да не е най-известната.