Стокова разписка: какво е, какво трябва да съдържа и кога не замества фактурата или касовата бележка

Какво е стокова разписка

В българските закони няма отделна дефиниция на „стокова разписка“. Има обаче дефиниция на първичен счетоводен документ и стоковата разписка попада в нея. Според чл. 4, ал. 2 от Закона за счетоводството първичният документ е носител на информация за стопанска операция, регистрирана за първи път. Предаването на стока от един човек или фирма на друг е точно такава операция.

На практика разписката доказва четири неща: какво е предадено, в какво количество, кога и между кого. Цената е пета, но не винаги задължителна, както ще видим по-долу. Всичко останало върху бланката, като лого, бележки или условия за гаранция, е удобство.

Законът допуска счетоводният документ да е и електронен (чл. 4, ал. 5 от ЗСч), стига да съдържа изискуемата информация и да спазва Закона за електронния документ. Формата може да е всякаква, стига съдържанието да е пълно.

Какво трябва да съдържа стоковата разписка

Минималното съдържание зависи от това до кого е адресиран документът. Чл. 6, ал. 1 от Закона за счетоводството изброява какво трябва да има в първичен документ към външен получател, например към клиент или доставчик:

1. Наименование и номер на документа, като номерът съдържа само арабски цифри.
2. Дата на издаване.
3. Наименование или име, адрес и идентификационен код (ЕИК, код по Булстат, ЕГН или ЛНЧ) на издателя и на получателя.
4. Предмет, натурално и стойностно изражение на стопанската операция, тоест какво е предадено, в какво количество и на каква стойност.

Вътрешна разписка, подпис и поправки

Когато документът засяга само дейността на фирмата, например предаване от склад към магазин на същото дружество, изискванията са по чл. 6, ал. 3. Там не се искат данни за получател, но се иска име и подпис на съставителя. Ако документът се създава от система, подписът може да се замени с цифров или друг идентификатор, който еднозначно разпознава съставителя (чл. 6, ал. 4).

Законът говори за съставителя, а не за подписите на предал и приел. Вторият подпис го слагаме по друга причина: той е доказателството, че получателят е приел стоката в описания вид и брой. От продажбата на машини знам, че разликите не излизат при предаването. Те излизат седмица по-късно, когато някой твърди, че липсва част. Тогава разписка с подпис на получателя решава спора за минути, а разписка само с вашия подпис доказва единствено, че сте написали лист.

Поправки в първичните документи не се допускат. Сгрешената разписка се анулира и се съставя нова (чл. 8 от ЗСч). Задраскан брой с химикалка и парафка отгоре е точно това, което законът забранява, колкото и често да се вижда.

Има и смекчаващо правило. Ако в документа липсва част от информацията, но за нея има други документи, които я удостоверяват, законът приема, че операцията е документално обоснована (чл. 6, ал. 5). На това не се разчита съзнателно, но е полезно да се знае, когато намерите стара разписка без адрес.

Стокова разписка и фактура: каква е разликата

Фактурата е данъчен документ по ЗДДС. Стоковата разписка е счетоводен документ за движението на стоката. Двете могат да описват една и съща продажба, но изпълняват различни задължения и едната не замества другата, когато законът изисква и двете.

Според НАП всяко данъчно задължено лице, доставчик на стока или услуга, е длъжно да издаде фактура, независимо дали е регистрирано по ЗДДС (чл. 113, ал. 1 от ЗДДС). Фактурата се издава не по-късно от 5 дни от данъчното събитие, което в общия случай е датата на продажбата. Номерът ѝ е десетразряден, без пропуски и повторения, а съдържанието е по чл. 114, ал. 1: освен страните, стоките и сумата, има данъчна ставка, данъчна основа, ДДС и дата на данъчното събитие.

Съдържанието на разписката по чл. 6 от ЗСч е много по-кратко. Затова разписка, оформена „като фактура“, но без задължителните реквизити по ЗДДС, не е фактура. Обратното също важи: фактурата не доказва, че стоката е предадена физически и кой я е приел. Затова в търговията между фирми двата документа често вървят заедно. Фактурата урежда данъка, разписката урежда предаването.

Фактура може да не се издава, когато получателят е данъчно незадължено физическо лице (чл. 113, ал. 3 от ЗДДС). Тогава продажбата се документира по друг начин, най-често с касова бележка, и тук идва следващият въпрос.

Стокова разписка без касова бележка: кога може и кога не

Наредба Н-18 е категорична в основното правило. Всяко лице регистрира продажбите си на стоки или услуги във или от търговски обект с фискален бон от фискално устройство или със системен бон от ИАСУТД (чл. 3, ал. 1). Ако клиентът плаща в брой, стоковата разписка не отменя бона. Можете да издадете и двете, но разписката сама не изпълнява задължението по Н-18.

Фискален бон не се издава, когато плащането минава през платежна сметка: внасяне по сметка, кредитен превод, директен дебит или наличен паричен превод чрез доставчик на платежни услуги. Не се издава и при пощенски паричен превод от лицензиран пощенски оператор. В последния случай клиентът получава документ на хартия или в електронен вид, който според НАП съдържа най-малко наименованието, идентификационния номер и адреса за кореспонденция на търговеца, наименованието, количеството и стойността на закупените стоки по видове, общата сума и начина на плащане.

Обратната посока урежда Законът за счетоводството. Първичен документ може да не бъде издаден, когато операцията е документирана с фискален или системен бон и получателят е физическо лице, което не е търговец (чл. 7, ал. 2). Изключението не важи, ако получателят е поискал документа (чл. 7, ал. 4). С други думи: на обикновения клиент, платил в брой, касовата бележка стига, освен ако той не поиска нещо повече.

• Фирма купува и плаща по банка: фактура, а при физическо предаване обикновено и стокова разписка.
• Физическо лице плаща в брой в обекта: фискален бон задължително, разписка при поискване.
• Физическо лице плаща с наложен платеж чрез пощенски паричен превод: документът по чл. 3, ал. 1 от Н-18 с минималното съдържание.
• Предаване между два ваши обекта: вътрешна разписка по чл. 6, ал. 3 от ЗСч, без бон и без фактура.

Стоковата разписка в онлайн магазина

В онлайн търговията функцията на разписката често се поема от документа, който пътува в пратката. В Shopify това е packing slip: документ за печат, който според помощния център на платформата изброява артикулите в пратката заедно с адресите за доставка и плащане, кодовете (SKU), количествата и други данни за продуктите. Шаблонът се редактира, така че съдържанието зависи от вас.

Тук трябва да се внимава с едно разграничение. Packing slip е складов документ: помага на човека в склада да събере и опакова поръчката вярно, а на клиента показва какво има в кутията. Ако искате той да служи и като първичен счетоводен документ към клиента, трябва да съдържа данните по чл. 6, ал. 1 от ЗСч: номер, дата, данни за двете страни, количество и стойност. Ако плащането е с наложен платеж, проверете и дали съдържанието покрива минимума по Н-18. Един документ може да покрие няколко изисквания, ако шаблонът е направен с мисъл за тях.

Вторият практически извод е за номерацията. Ръчно попълнени бланки се номерират трудно без пропуски, особено когато няколко души пишат едновременно. Когато разписката се създава от системата при самото събиране на поръчката, номерът, датата и количествата идват от един източник и не се разминават със склада. Как подреждаме тези документи в нашите магазини, описваме в „Склад и изпълнение“.

Проверка преди подписа

Повечето спорове се предотвратяват с една минута проверка при предаването. Това е списъкът, по който работя:

1. Документът има наименование, номер само с цифри и дата.
2. Двете страни са с пълно име, адрес и ЕИК или съответния идентификатор, а не само с търговското име.
3. Всеки артикул е с код, мерна единица и количество. „Комплект“ без описание какво включва е покана за спор.
4. Стойността е посочена, когато документът е към външен получател.
5. Ако при приемането има разлика, тя се записва в разписката или в отделен протокол още тогава, а не се обещава „ще го оправим после“.
6. Сгрешен документ се анулира и се съставя нов. Не се поправя на ръка.
7. Двата екземпляра са еднакви и всеки подписал знае кой екземпляр остава при него.

Колко време се пази стоковата разписка

Чл. 12, ал. 1 от Закона за счетоводството дава три срока: ведомостите за заплати се пазят 50 години, счетоводните регистри, финансовите отчети и документите за данъчен контрол, одит и последващи финансови инспекции се пазят 10 години, а всички останали носители на счетоводна информация се пазят три години. Сроковете се броят от 1 януари на периода, следващ този, за който се отнасят.

В коя категория попада вашата разписка зависи от това за какво се ползва в счетоводството и при проверка. Това е въпрос към счетоводителя. Нашето практическо правило е по-просто: щом документът е електронен и се пази в системата, няма причина да се трие по-рано от дългия срок.