Приемо-предавателен протокол за стока: какво трябва да съдържа, как се попълва и къде е капанът

Какво е приемо-предавателен протокол и кога е нужен

Приемо-предавателният протокол е писмено потвърждение, че една страна е предала, а другата е приела определена стока, на определена дата, в определено количество и състояние. Подписват го двете страни или упълномощени от тях хора.

Законът не изисква протокол при всяка продажба. Той е удобен начин да се докаже фактът на предаването и състоянието на стоката в този момент. Затова има смисъл винаги, когато има какво да се спори: скъпа или техническа стока, частични доставки, стока на отговорно пазене, оборудване под наем, връщане на стока от клиент, предаване между два склада.

Фактурата и стоковата разписка казват какво е продадено и на каква цена. Протоколът отговаря на друг въпрос: какво точно е пристигнало при купувача и как е изглеждало. Когато продавах машини и трактори, точно този въпрос излизаше при всеки спор. По фактура всичко беше наред, а купувачът твърдеше, че липсва комплект ножове или че при доставката е имало драскотина.

Какво казва законът за предаването и приемането на стоката

Правилата са в Закона за задълженията и договорите (ЗЗД) и в Търговския закон (ТЗ). Протоколът сам по себе си не е предвиден като задължителен документ, но той доказва изпълнението на няколко задължения от тези закони.

Според чл. 187 от ЗЗД продавачът е длъжен да предаде продадената вещ в състоянието, в което е била при продажбата. Чл. 200 задължава купувача да плати цената и да получи вещта. Протоколът документира, че и двете са станали.

Чл. 194 от ЗЗД е причината протоколът да е важен за купувача. След като приеме вещта, купувачът трябва да я прегледа в обичайния за такива случаи срок и незабавно да уведоми продавача за забелязаните недостатъци. Ако не го направи, вещта се смята за одобрена. Изключение са недостатъците, които не са могли да се забележат при обикновен преглед. За тях купувачът запазва правата си, ако уведоми продавача веднага щом ги открие.

При търговска продажба, тоест между търговци във връзка с дейността им, чл. 324 от ТЗ казва почти същото, но по-кратко: купувачът трябва да прегледа стоката и, ако тя не отговаря на изискванията, да уведоми незабавно продавача. Иначе стоката се смята одобрена, освен за скрити недостатъци. Чл. 325 добавя, че ако купувачът откаже да приеме изпратена от друго място стока, той е длъжен да я пази с грижата на добър търговец, докато продавачът даде нареждания.

Практическият извод е следният. Ако приемате стока и подпишете протокол „без забележки“, а после откриете видим дефект, ще ви бъде трудно да докажете, че дефектът не е възникнал при вас. Ако сте продавач, подписаният без забележки протокол е най-добрата ви защита.

Тази статия описва практиката, а не дава правен съвет. При спор с голяма стойност договорът и протоколът трябва да минат през юрист.

Какво трябва да съдържа протоколът

Няма нормативно утвърден образец на приемо-предавателен протокол за стока. Ако обаче фирмата ще го използва и като първичен счетоводен документ, добре е да покрие минимума от чл. 6 от Закона за счетоводството за документ, адресиран до външен получател: наименование и номер на документа само с арабски цифри, дата на издаване, наименование, адрес и ЕИК на издателя и получателя, предмет на операцията в натурално и стойностно изражение. Дали протоколът ви изобщо се осчетоводява, или е само придружаващ документ към фактурата, решава счетоводителят.

Върху този минимум добавям полетата, които на практика решават споровете:

• място и час на предаването, не само дата;
• основание: номер на договор, поръчка или фактура, по които се предава стоката;
• имената и длъжностите на хората, които предават и приемат, и в какво качество го правят (управител, служител, упълномощено лице, шофьор);
• таблица с артикулите: код или каталожен номер, наименование, мярка, количество по документ и действително прието количество;
• серийни номера или номера на партиди, когато стоката ги има;
• състояние на опаковката и на самата стока при предаването;
• приложени документи и принадлежности: гаранционна карта, сертификати, ръководство, ключове, комплектовка;
• поле „забележки“, което се попълва или се зачерква изрично;
• подписи на двете страни, а ако фирмата използва печат, и печат.

Образец: полетата едно по едно

Ето една подредба, която работи както за малък магазин, така и за дистрибутор на резервни части. Пишете я в шаблона си в този ред:

1. Заглавие „Приемо-предавателен протокол“ и номер. Номерацията е поредна, без пропуски.
2. Дата, час и място на предаването.
3. Предаващ: фирма, ЕИК, адрес, име и длъжност на представителя.
4. Приемащ: същите данни.
5. Основание: „по договор №…“, „по поръчка №…“ или „по фактура №…“.
6. Таблица на стоката: №, код, наименование, мярка, количество по документ, прието количество, сериен номер или партида, стойност.
7. Състояние: „Стоката е прегледана външно. Опаковката е цяла / повредена (описание)“.
8. Предадени документи и принадлежности.
9. Забележки и несъответствия: какво липсва, какво е повредено, какво е в повече.
10. Текст за приемането: „Приемащият приема стоката с описаните забележки“ или „без забележки“.
11. Подписи, имена и, при нужда, печати на двете страни.

Как се попълва при приемане на стока

Протоколът е толкова добър, колкото е добър прегледът преди подписа. Ето реда, който прилагаме при приемане в склада:

1. Преди разтоварването сверете броя на палетите и кашоните с придружителния документ. Липса на цял кашон се вижда веднага и после трудно се доказва.
2. Огледайте опаковките, докато шофьорът е на място. Смачкан ъгъл, мокър картон или скъсано фолио се записват още тогава, при нужда и със снимка.
3. Отворете и преброете, когато стоката позволява. Количеството по документ и действително приетото количество се пишат в отделни колони, за да личи разликата.
4. При техника проверете серийните номера срещу документа. При хидравличните маркучи и фитинги, с които съм работил, един грешен размер на резбата изглежда като правилния, докато не се опита монтаж. Затова кодът се чете от етикета, а не се преписва от фактурата.
5. Попълнете забележките или зачеркнете полето. Празно поле „забележки“ после всеки чете както му е удобно.
6. Подпишете и вземете екземпляр. Протокол в един екземпляр, който остава у другата страна, за вас не съществува.

Най-честите грешки

Повечето проблеми с протоколите идват от няколко повтарящи се пропуска:

• Подпис „без забележки“ преди стоката да е погледната, защото шофьорът бърза. Шофьорът винаги бърза. Ако не може да изчака, впишете „приема се без преглед на съдържанието, само по брой колети“.
• Обобщено описание от рода на „стока по фактура“. Не става ясно кой артикул, кой сериен номер и в какво състояние.
• Подпис без име и длъжност. След половин година никой не помни кой е бил „Иван от склада“ и имал ли е право да приема.
• Една бройка в протокола, друга в складовата програма. Ако приемането се записва на две места, рано или късно двете се разминават.
• Протоколът се попълва в края на деня по памет. Тогава той вече описва какво би трябвало да е станало, а не какво е станало.

На хартия или електронно

Хартиен протокол с два подписа е най-ясният вариант и е разбираем за всеки. Електронният също е възможен. Според чл. 293, ал. 4 от ТЗ при търговските сделки писмената форма се смята за спазена, ако изявлението е записано технически по начин, който позволява да бъде възпроизведено. На практика това значи, че протокол, подписан на таблет или потвърден в система с вход на конкретен служител, може да свърши същата работа, стига да се пази и да може да се покаже.

Предимството на системата е, че приемането и наличността се записват в един момент. В нашите магазини приемането става със сканиране: всеки артикул влиза в склада и в протокола с едно и също действие, а разликата спрямо заявката се вижда на екрана, докато доставката още е на рампата. Как подреждаме този процес, описваме в раздел „Склад и изпълнение“.

Ако обмисляте система за документите и склада, първо опишете на хартия кой какво приема и кой подписва. Софтуерът само следва този ред. Повече за избора на такава система има в „CRM и ERP“.