SKU какво е: как да номерирате артикулите си, за да се разбират складът, сайтът и счетоводството

Какво означава SKU

SKU е съкращение от английското stock keeping unit, в свободен превод складова единица. У нас се среща още като SKU номер, ску, артикулен номер или вътрешен код. Според блога на Shopify това е код от букви и цифри, който продавачът създава сам, за да идентифицира, приема и намира стоката си. В помощните страници на Shopify определението е още по-кратко: кодове за вътрешна употреба, с които следите наличността и отчитате продажбите.

От тези две определения следват три условия, по които можете да проверите дали нещо наистина е SKU:

• Създава го самата фирма. Никой не ви го издава и не ви го таксува.
• Важи само вътре във фирмата. Кодът, който при вас означава определен крем, при друг търговец може да означава гума за трактор.
• Отговаря на една конкретна разновидност на стоката. Риза в 3 размера и 4 цвята не е един артикул. Според примера на Shopify това са 12 различни SKU.

С какво се различава SKU от баркода и от другите номера

Върху една и съща стока може да има четири различни номера и те вършат различна работа. Обърканите разговори с доставчици и клиенти често идват оттам, че двете страни говорят за различен номер.

• SKU: ваш код за вашите нужди. Клиентът обикновено не го вижда.
• Баркод EAN (GTIN-13): 13-цифрен номер, който според Google Merchant Center се присвоява от производителя. GS1, организацията зад стандарта, определя GTIN като начин фирмата да идентифицира еднозначно търговските си артикули. Номерът е един и същ при всички търговци, които продават тази стока.
• Номер на производителя (MPN) или каталожен номер: според Google той отличава конкретен продукт сред всички продукти на същия производител. Това е номерът, с който клиентът търси резервна част или сервиз.
• Сериен номер: според Shopify той е различен за всяка отделна бройка. Два еднакви телефона имат един SKU и два серийни номера.

Кога артикулът трябва да има отделен SKU

Ако кодовете са твърде общи, наличността на сайта лъже. Ако са твърде подробни, складът се дави в номера. Затова започвам с двата случая, в които нов код не е нужен.

Нова партида от същата стока не иска нов SKU, защото за клиента стоката е същата. Партидата и срокът на годност се следят като отделна информация към артикула. Иначе един и същ крем ще се появи на сайта като няколко продукта само защото е пристигнал в различни месеци.

Смяната на склада също не е причина за нов код. Shopify препоръчва един и същ SKU за даден вариант на всички локации, а наличността да се следи по локация.

Във всички останали случаи прилагам следната проверка: нов SKU се прави, когато е изпълнено поне едно от условията по-долу.

1. Клиентът избира между двете разновидности и ще върне стоката, ако получи другата. Такива са размерът, цветът и обемът.
2. Двете разновидности имат различна цена.
3. Броите ги поотделно в склада. Ако ви трябва да знаете, че са останали 5 броя по 50 мл и 2 броя по 100 мл, те не могат да стоят под един код.
4. Продавате опаковка като отделна стока. Кашон с 12 броя и единичната бройка са различни артикули. Google Merchant Center също посочва отделен вид GTIN за групови опаковки (ITF-14).

Как да съставите SKU система стъпка по стъпка

Препоръките по-долу следват помощта и блога на Shopify. Примерите са мои. Работил съм с хидравлични маркучи и елементи, където диаметърът и дължината определят дали маркучът става за съответната машина.

1. Решете какво трябва да казва кодът. Обикновено това са категория, марка или доставчик и основните свойства. Запишете реда им, преди да създадете първия код.
2. Подредете от общото към частното, в един и същ ред за всички артикули. Например MRK-R2-08-1000 може да значи маркуч, тип R2, вътрешен диаметър 8 мм, дължина 1000 мм.
3. Направете списък с разрешените съкращения. Ако BLK значи черно при един продукт, трябва да значи черно при всички. Shopify дава и обратния пример за грешка: BLU и BL за един и същ цвят.
4. Определете дължина. Shopify съветва да не минавате 16 знака, а при малък асортимент посочва, че стигат от 4 до 8. В блога си дава и по-строгата препоръка за около 8 до 12 знака.
5. Използвайте само букви, цифри и тирета или долни черти за разделяне. Специалните символи и интервалите според Shopify създават проблеми при търсене, а тирето е прието и улеснява четенето.
6. Изпробвайте системата на малка извадка, преди да я приложите навсякъде. Разпечатайте няколко етикета, сканирайте ги и дайте на колега да намери артикула само по кода.
7. Запишете правилата на една страница и определете кой създава новите кодове. Ако всеки си измисля сам, след година ще имате две системи.

Грешките, които излизат скъпо по-късно

Тези грешки не личат в деня, в който създавате кодовете. Виждат се при първата инвентаризация или при първата връзка с друга програма.

• Нула в началото. Според блога на Shopify много програми за таблици махат водещите нули и така данните се повреждат. Там съветват SKU винаги да започва с буква. Помощните страници на същата компания допускат и кодове само от цифри, така че числовият код е приемлив, стига да не започва с нула.
• Букви и цифри, които си приличат. O и 0, I и 1 се объркват при четене и преписване. И двата материала на Shopify съветват да ги избягвате.
• Кирилица и латиница в един код. Това е български капан, за който чуждите ръководства не пишат. Кирилското С и латинското C изглеждат еднакво, а за компютъра са различни знаци. Търсенето не намира нищо, а човек не вижда разлика. Затова пишете кодовете само на латиница.
• Различен регистър. В Shopify ABC123 и abc123 са два различни SKU. Изберете главни букви и не се отклонявайте.
• Номерът на производителя като SKU. Блогът на Shopify предупреждава, че той може да се смени без предизвестие и не отразява вашата организация. Освен това две марки могат да имат еднакъв номер. Пазете го в отделно поле, защото клиентите търсят по него.
• Повторно използване на стар код. Когато спрете продукт, кодът му се оттегля завинаги. Иначе в справките за минали години продажбите на два различни артикула ще се смесят.
• Два варианта с един код. Shopify предупреждава, че дублираните SKU създават проблеми при следенето на наличността и при връзките с други програми. Програмата не може да разбере от кой вариант да извади бройката.

Къде SKU влиза в работата на магазина

В Shopify кодът се въвежда към всеки вариант, в секцията за наличност на продукта. За много артикули наведнъж има групов редактор и импорт от CSV файл. Полето не е задължително, но Shopify сам посочва, че справките за продажби работят най-добре, когато кодовете са уникални. Ако продавате и през Amazon, имайте предвид, че според блога на Shopify там се допускат до 40 знака. Преди да изберете формат, проверете ограниченията на всички места, през които продавате.

За рекламите и безплатните продуктови обяви в Google SKU не замества другите номера. Google иска GTIN за стоките, на които производителят е присвоил такъв, а за стоките без GTIN изисква MPN. Изключение са изделията по поръчка и продуктите без ясен номер на производител. И за двете полета указанието е да не предполагате и да не измисляте стойност. Затова препродавачът не бива да вписва собствения си SKU в тези полета. Продуктите с липсващ или грешен GTIN може да имат ограничена видимост.

Кодът носи най-много полза, когато сайтът, складът и документите използват един и същ номер. Тогава връзката между приемане, събиране и продажба се прави по кода, вместо по името на стоката, което в различните програми е изписано различно. Как изглежда това на практика сме описали в „Склад и изпълнение“.

Какво да направите, ако вече имате хаос в кодовете

Често фирмата не започва на чисто. Има Excel от преди години, кодове от стария доставчик и артикули изобщо без код. Бих следвал този ред, за да не спрат продажбите междувременно.

1. Извадете всички артикули с кодовете им от всички програми в една таблица. Форматирайте колоните с кодове като текст, за да не загубите водещите нули.
2. Намерете дубликатите и празните полета. Това е първата работа, защото точно те правят наличността грешна.
3. Преди промяната проверете кои програми се свързват по SKU: куриерски, складови и счетоводни. Shopify препоръчва при проблем със синхронизацията да се провери точно това поле.
4. Започнете от най-продаваните артикули и добавете кода в една и съща таблица срещу стария, за да има по какво да се сравнява.
5. Сменете кодовете и веднага след това направете броене. Така новата система тръгва от проверени количества.