Кредитно известие към фактура: кога се издава, какво пише в него и с минус ли се пише

Какво е кредитно известие към фактура

Кредитното известие е документ, с който доставчикът намалява сумата по вече издадена фактура или я отменя изцяло, защото сделката е развалена. То не замества фактурата. Двата документа остават и се четат заедно: фактурата казва какво е продадено, а известието казва с колко е намалена продажбата и защо.

Основата е чл. 115 от Закона за ДДС. Според ал. 1, когато данъчната основа на доставка се промени или доставката се развали, а за нея вече има фактура, доставчикът е длъжен да издаде известие към фактурата. Ал. 3 разделя известията на два вида: при увеличение на данъчната основа се издава дебитно известие, а при намаление или при разваляне на доставката се издава кредитно известие.

Кога се издава кредитно известие

Законът говори общо за „изменение на данъчната основа“ и за „разваляне на доставка“. На практика това са няколко повтарящи се ситуации. Ето тези, които срещам най-често в търговията.

• Върната стока. Клиентът връща част от доставката или цялата доставка и вие му възстановявате парите.
• Отстъпка след продажбата. Договорили сте се за по-ниска цена, след като фактурата вече е издадена. Тук влизат и отстъпките за оборот, които се изчисляват в края на тримесечието или на годината.
• Развалена сделка. Договорът се прекратява и стоката не остава у клиента.
• Върнат аванс. Клиентът е платил аванс, за него е издадена фактура, после поръчката отпада и парите се връщат.
• Неплатена фактура, за която вземането е станало несъбираемо по условията на закона. Този случай има собствени правила и е описан по-долу.

Срок за издаване: 5 дни

Чл. 115, ал. 2 от ЗДДС дава срок от 5 дни от момента, в който е възникнало обстоятелството. Ако клиентът е върнал стоката в понеделник и вие сте я приели, броенето започва оттам, а не от деня, в който счетоводителят е седнал да обработва месеца.

При аванс правилото е по-точно. Ако известието е към фактура за получено авансово плащане, 5-те дни текат от датата, на която авансът е върнат, прихванат или уреден по друг възмезден начин, и известието се издава за размера на върнатата сума.

От годините ми в обслужването на клиенти знам, че срокът се пропуска почти винаги по една причина. Никой не е определил кой издава известието. Складът приема върнатата стока, търговецът обещава отстъпката по телефона, а счетоводството научава последно. Ако в процеса няма човек, който отговаря за известието, 5-те дни изтичат, без никой да е сгрешил съзнателно.

Какво трябва да съдържа кредитното известие

Чл. 115, ал. 4 изисква известието да има всички реквизити на фактурата по чл. 114 и още два: номера и датата на фактурата, към която се издава, и основанието за издаването му. Ето пълния списък във вида, в който го проверявам преди документът да излезе.

1. Наименование на документа: „Кредитно известие“.
2. Пореден десетразряден номер само с арабски цифри (чл. 114, ал. 1, т. 2).
3. Дата на издаване.
4. Име, адрес и идентификационен номер на доставчика и на получателя.
5. Номер и дата на фактурата, към която е известието.
6. Основание за издаване, например „върната стока“, „отстъпка по договор“ или „разваляне на доставка“.
7. Количество и вид на стоката или услугата, за която се отнася намалението.
8. Единична цена без ДДС, данъчна основа на намалението, ставка и размер на данъка.
9. Данъчната основа и данъкът да са посочени в евро. Сумите може да са и в друга валута, но от 01.01.2026 г. основата и данъкът задължително се посочват в евро (чл. 114, ал. 5).

С минус ли се пише кредитното известие

Това е един от най-търсените въпроси и отговорът е по-скучен, отколкото хората очакват. Прегледах целия текст на Закона за ДДС и думата „минус“ не се среща в него. Законът казва, че кредитното известие се издава „при намаление на данъчната основа“. Той не урежда дали сумите в документа се изписват със знак минус или като положително число с надпис, че са намаление.

На практика различните счетоводни програми правят различно. Едни печатат сумите с минус, други ги оставят положителни. Моят съвет е прост: изберете един начин заедно със счетоводителя и го спазвайте във всички известия. Ако половината ви известия са с минус, а другата половина без минус, рано или късно някой ще впише намаление като увеличение.

Кредитно известие или анулиране на фактурата

Тук е най-честата грешка. Кредитното известие е за промяна, която е станала след фактурата: стоката е върната, цената е намалена, сделката е развалена. Ако самата фактура е издадена грешно, пътят е различен.

Чл. 116 от ЗДДС забранява поправки и добавки във фактурите и известията. Сгрешените документи се анулират и се издават нови. Законът изрично смята за сгрешен документ фактура, в която е начислен данък, когато не е трябвало, или не е начислен, когато е трябвало, както и фактура с грешна ставка. НАП обяснява същото на страницата си за фактурирането. Когато сгрешената фактура вече е вписана в дневника за продажбите или в дневника за покупките, за анулирането се съставя и протокол за всяка от страните. В него се посочват основанието, номерът и датата на анулирания документ, номерът и датата на новия документ и подписите на хората, които са го съставили.

Проверката е с един въпрос. Вярна ли беше фактурата в деня, в който е издадена? Ако е била вярна, а после нещо се е променило, издавате кредитно известие. Ако е била грешна още в деня на издаването, анулирате я.

Специалните случаи: аванс, онлайн връщане и неплатена фактура

Аванс. Освен срока от 5 дни, който беше описан по-горе, има правило и за получателя. Според чл. 78, ал. 4 от ЗДДС, ако доставка с фактура за аванс се развали, регистрираният получател коригира ползвания данъчен кредит в периода, в който доставката се разваля. Това важи независимо дали парите вече са му върнати и дали доставчикът е издал кредитно известие. С други думи, закъснението на доставчика не спасява получателя.

Връщане при покупка онлайн. Когато потребител се откаже от договор от разстояние, чл. 54 от Закона за защита на потребителите задължава търговеца да върне всички получени суми, включително разходите за доставка, не по-късно от 14 дни от уведомлението за отказа. Ако търговецът не е предложил сам да прибере стоката, той може да задържи плащането, докато получи стоката или доказателство, че е изпратена обратно. Ако за поръчката е издадена фактура, връщането на парите е точно моментът, който пуска 5-те дни по чл. 115.

Неплатена фактура. Ако клиентът просто не плаща, това само по себе си не е основание за кредитно известие. Чл. 126а от ЗДДС позволява на доставчика да намали основата и данъка само когато вземането е несъбираемо и едновременно са изпълнени няколко условия. Има издадена фактура. Страните не са свързани лица. Вземането не е прехвърлено възмездно. Доставчикът може да докаже, че е опитал да събере парите. И е уведомил писмено получателя. Вземането се смята за несъбираемо в изброени случаи, например след изтичане на давността или след приключило изпълнително производство без събрана сума. Когато получателят е бил регистриран по ДДС, намалението се прави с кредитно известие до размера на неплатеното (чл. 126б, ал. 1). Когато не е бил регистриран, вместо известие се съставя протокол. KPMG описва електронна услуга на НАП, въведена от октомври 2023 г., с която доставчикът може да види дали клиентът е вписал фактурата в дневника си за покупки. Това е важно, защото от отговора зависи как и в какъв размер може да се направи корекцията.

Какво прави получателят на кредитното известие

Получателят няма избор кога да впише известието. Чл. 124, ал. 5 от ЗДДС го задължава да отрази полученото кредитно известие в дневника за покупки за данъчния период, през който известието е издадено. За фактурите законът дава повече време, но за кредитните известия не дава.

Затова, ако работите с фирми, изпращайте известието веднага след издаването. Известие, което стои в чекмеджето на търговеца до края на месеца, поставя клиента в положение да коригира данъчен период, който вече е приключил.

Известието на хартия се издава в поне два екземпляра, по един за доставчика и за получателя (чл. 115, ал. 5). При електронно издаване е важно да можете да докажете кога е издадено и кога е изпратено.

Как да не изпускате кредитните известия

Повечето пропуснати известия не идват от незнание на закона. Идват от процес, в който няма ясен момент, в който някой да каже „тук се издава известие“. Ето условията, които проверявам, когато подреждаме процеса на клиент.

• Всяко връщане на стока се приема в склада с документ и този документ отива при човека, който издава известията.
• Всяка отстъпка след продажбата се записва, преди да бъде обещана на клиента, а не след това.
• Известието се издава от същата програма и в същата номерация като фактурите, за да не се стига до два различни номера за един и същи документ.
• Връщането на пари и издаването на известието са две стъпки, които се затварят заедно. Ако парите са върнати, а известие няма, това се вижда в списък, а не по спомен.

Ако процесът се движи с поръчки и складови програми

В онлайн магазин връщанията са ежедневие и тук ръчното издаване се проваля най-бързо. В системите, които изграждаме, връщането е един ясен момент на екрана: складът сканира върнатата пратка, оттам тръгват върнатите пари и документът. Не добавяме междинни състояния, които могат да заседнат. Повече за това как подреждаме склада и документите има в раздел „Склад и изпълнение“, а за връзката между продажби и счетоводство има раздел „CRM и ERP“.