Наложен платеж: какво е, как парите стигат до търговеца и какво става, когато клиентът откаже пратката

Какво е наложен платеж според закона

Законът за пощенските услуги дава кратко определение. Наложеният платеж е допълнителна услуга, при която пощенската пратка се доставя на получателя срещу заплащане на определена от подателя сума. Законът го поставя до препоръката, обявената стойност и известието за доставяне, като добавка към основната услуга по пренасяне на пратката.

Има и второ понятие, което търговецът трябва да различава. „Пощенски паричен превод“ е отделна пощенска услуга. При нея подателят подава сума в брой в точка на лицензиран пощенски оператор и нарежда пълната сума да бъде изплатена на получателя без никаква удръжка. Разликата изглежда академична, докато не стигнете до документите и до договора с куриера. Там тя има значение, както ще видите по-долу.

Накратко: наложеният платеж описва условието („дай пратката срещу толкова пари“). Начинът, по който парите се връщат при вас, е друг въпрос и зависи от договора.

Как парите минават от клиента до вашата сметка

Пътят е един и същ при повечето куриери. Разликите са в сроковете и в начина на изплащане, които се уговарят в договора.

1. Магазинът създава товарителница и в нея записва сумата за наложен платеж. Тя трябва да съвпада с поръчката, включително с доставката, ако клиентът я плаща.
2. Куриерът доставя пратката и събира сумата от получателя.
3. Куриерът превежда събраните суми на търговеца, обикновено общо за много пратки наведнъж, и дава опис кои пратки влизат в превода.
4. Магазинът сверява описа с поръчките си и отбелязва като платени само тези, които са в описа.

Пощенски паричен превод или „в брой“: проверете договора

В документацията на API на Спиди наложеният платеж има поле за начин на обработка с две стойности: „в брой“ и „пощенски паричен превод“. По подразбиране е „в брой“, а за превода документацията посочва, че може да са нужни съответен договор и анекси. В справката за изплащанията към търговеца пак има две отделни стойности: вид на документа (в брой или пощенски паричен превод) и начин на плащане (в брой или по банка).

Това има пряко значение за документите. Според НАП продажбата се регистрира с фискален или системен бон, освен когато плащането минава по някой от изброените начини, сред които е и пощенският паричен превод през лицензиран оператор. Тогава на клиента се дава документ на хартия или в електронен вид. От 01.06.2021 г. той съдържа най-малко данните на търговеца, стоките по видове с количество и стойност, общата сума и начина на плащане.

Изводът е практичен. Не приемайте, че „наложеният платеж е пощенски превод“, само защото куриерът е лицензиран. Попитайте как точно се обработват вашите пратки и поискайте това да е записано в договора. Ако обработката е „в брой“, режимът за документите е различен и решението се взема със счетоводителя. Спиди дава и друга възможност: по договор куриерът може да издава касова бележка от името на търговеца, като в товарителницата се подават редовете на бележката. Тогава сумата за наложения платеж е сборът от тези редове с ДДС.

Колко струва наложеният платеж на магазина

Таксата за наложен платеж обикновено е процент от сумата с някакъв минимум. Цените се договарят индивидуално и зависят от обема, затова тук не давам числа. Сравнявайте реалните оферти, а не публичните тарифи. Таксата обаче е само едно от перата. Останалите не се виждат в офертата на куриера.

• Върнатите пратки. Когато клиентът не вземе пратката, тя се връща и някой плаща връщането. Кой е този някой, се записва още при създаването на товарителницата.
• Парите в движение. Стоката е излязла от склада, а парите още не са при вас. Колкото по-дълъг е срокът за изплащане, толкова повече оборотни средства стоят при куриера.
• Времето за сверка. Всеки превод трябва да се разпредели по поръчки. Ако това става на ръка, разходът е в часове, а грешките се виждат в края на месеца.
• Обажданията. Клиент, който не е бил вкъщи, клиент, който не е разбрал, че трябва да плати, клиент, който иска да отвори пратката преди плащане. Всяко такова обаждане е работа на обслужването.

Когато клиентът откаже пратката

Отказите са част от работата с наложен платеж. От годините ми в обслужването на клиенти знам, че много недоразумения тръгват от неясна информация при самата поръчка. Затова част от отказите се спират още преди изпращането с ясна обща сума в потвърждението и с ясна цена на доставката в количката.

Куриерът дава няколко настройки, които трябва да решите съзнателно. В API на Спиди има опции преди плащане: получателят може само да отвори пратката или да я отвори и да тества съдържанието. След това може да приеме и да плати или да откаже и пратката да се върне. В същата настройка се посочва и кой плаща връщането: подателят, получателят или трета страна. Ако не изберете съзнателно, ще работите с това, което е по подразбиране в договора.

Отделен въпрос е правото на отказ след доставка. Според портала „Вашата Европа“ при покупка онлайн потребителят може да се откаже от договора в срок от 14 дни от доставката, без да посочва причина. Разходите за връщане по правило са за него, освен ако продавачът е предложил да ги поеме или не го е информирал за тях преди покупката. Затова условията за връщане трябва да са написани ясно на сайта още преди поръчката.

При отказана пратка магазинът трябва да остави запис. Поръчката не бива да остава „чакаща плащане“ завинаги. Тя или се отменя, или се отбелязва като върната, а стоката се връща в склада с документ и със сканиране. Как подреждаме връщанията и наличността при нас, описваме в „Склад и изпълнение на поръчки“.

Как да знаете коя поръчка е платена

В Shopify наложеният платеж е ръчен начин на плащане. Помощният център на Shopify обяснява, че такива поръчки стоят като неплатени (статус „чакащо“), докато търговецът не получи парите и не ги отбележи като платени в детайлите на поръчката. Shopify не начислява такса за транзакция от трета страна при ръчните плащания.

Оттук идва една често срещана грешка в справките. Статусът „чакащо“ при наложен платеж не означава, че клиентът не е платил. Означава само, че никой не е отбелязал плащането. Ако броите приходите по статус „платено“ в магазина, а плащанията не се отбелязват редовно, оборотът ви ще излезе по-малък от истинския. Правилният източник е описът на куриера, вързан с номера на товарителницата към поръчката.

Спиди например има услуга в API, която връща изплащанията за период с подробности: дата, номер на документа, сума и списък с пратките, които влизат в превода. С такава справка сверката може да е ежедневна, а не месечна. При нас тя е дневна и излиза по куриери: колко пратки са доставени, колко са върнати и за колко дни пристигат парите. Как свързваме куриерите с магазина, описваме в „Куриери и доставка“.

Ако някоя сума не пристигне, не чакайте с месеци. Законът за пощенските услуги дава срок от 6 месеца за писмена рекламация за пощенски пратки и пощенски парични преводи, считано от датата на приемането им. Операторът проучва рекламацията и отговаря писмено в срок от един месец за вътрешните пратки и преводите. Ако сверката се прави веднъж в годината, част от тези срокове вече ще са изтекли.

Кога да предложите наложен платеж и при какви условия

В нашите магазини голяма част от клиентите избират да платят при получаване и не бих го махнал. Въпросът е как да го предлагате, без да ви натоварва. Това са условията, които проверявам, преди да го включа или да го оставя без ограничения.

• В договора с куриера е записано как се обработва сумата (в брой или пощенски паричен превод), в какъв срок и по какъв начин се изплаща.
• Счетоводителят е потвърдил какъв документ получава клиентът при вашия начин на обработка.
• Кой плаща връщането при отказ и дали клиентът може да отвори или тества пратката, е решено съзнателно, а не е оставено по подразбиране.
• Сумата в товарителницата се взима автоматично от поръчката, без преписване.
• Изплатените суми се сверяват с поръчките поне веднъж седмично, по номер на товарителница.
• Отказаните пратки се връщат в склада с документ, а поръчката се затваря.
• Знаете на кои поръчки наложеният платеж не ви изнася: например при много скъпи артикули или стока, изработена по поръчка. За тях можете да искате предплащане.