Трябва ли касов апарат за онлайн магазин? Документите за продажба според Наредба Н-18 и ЗДДС

Кратък отговор: зависи от начина на плащане

Основното правило е в чл. 3, ал. 1 от Наредба Н-18. Всеки, който продава стоки или услуги, регистрира продажбите с фискален бон от фискално устройство или със системен бон от ИАСУТД. Изключение има, когато плащането минава през платежна сметка (кредитен превод, директен дебит, внасяне по сметка, наличен паричен превод през доставчик на платежни услуги) или чрез пощенски паричен превод от лицензиран пощенски оператор.

Приложено към онлайн магазин, това дава четири основни случая:

• Банков превод по сметката ви: не се издава фискален бон.
• Наложен платеж, извършен като пощенски паричен превод от лицензиран оператор: не се издава фискален бон, но клиентът получава документ с определено съдържание.
• Плащане с карта в сайта: фискален или системен бон, който може да е в електронен вид, или документ по алтернативния режим за електронни магазини.
• Плащане в брой на място, например при вземане от склада: фискален бон, както във всеки търговски обект.

Наложен платеж: какъв документ получава клиентът

Когато плащането е чрез пощенски паричен превод, извършен от лицензиран пощенски оператор, на клиента се дава документ на хартия или в електронен вид. НАП посочва, че от 01.06.2021 г. той съдържа най-малко: наименованието, идентификационния номер и адреса за кореспонденция на търговеца, наименованието, количеството и стойността на закупените стоки или услуги по видове, общата сума на продажбата и начина на плащане.

Изключението важи само ако наложеният платеж наистина е пощенски паричен превод от лицензиран оператор. Това се вижда от договора с куриера. Ако не сте сигурни как куриерът ви събира и превежда парите, попитайте го писмено, преди да решите, че касов апарат не ви трябва.

Практическото следствие е, че документът трябва да стигне до клиента. Нормативният текст позволява хартия или електронен вид. При нас документите тръгват по имейл в момента на издаването. Преди да вържем изпращането към издаването, открихме, че документите се издават, но не стигат до клиентите. Затова проверявайте и изпращането, не само издаването.

Плащане с карта: електронен бон или документ по чл. 52о

При плащане с карта имате два пътя. Първият е фискален или системен бон в електронен вид. Според НАП такъв бон може да се издава само за продажби през електронен магазин, изпраща се на електронния адрес на клиента и търговецът пази данни за изпращането. Бонът съдържа всички задължителни реквизити по чл. 26, като може да е без графичното фискално лого.

Вторият път е алтернативният режим по чл. 3, ал. 17. Вместо фискален бон издавате документ за регистриране на продажбата, който не идва от фискално устройство. Режимът важи при неприсъствено плащане с кредитна или дебитна карта и има ясни условия:

• Софтуерът на магазина отговаря на изискванията на чл. 52с и генерира уникален номер на всяка поръчка.
• Преди началото на продажбите регистрирате магазина в НАП по приложение № 33 и получавате уникален номер (чл. 52т, ал. 1).
• Документът има 10-разряден номер, който расте с 1 за всяка продажба и е уникален за цялата дейност (чл. 52о, ал. 1, т. 1).
• В документа има данни за търговеца, номер на поръчката, референтен номер на финансовата трансакция, стоките с код на данъчна група, количество и цена, обща сума, начин на плащане и QR код.
• Документът се предоставя на клиента по електронен път при плащането (чл. 52о, ал. 5).
• Всеки месец до 15-о число подавате към НАП стандартизиран одиторски файл за поръчките от предходния месец по приложение № 38 (чл. 52т, ал. 2).

Кога и как се регистрира електронният магазин в НАП

Чл. 52м изисква търговец, който е длъжен да регистрира продажбите си по чл. 3 и продава през електронен магазин, да подаде информация по приложение № 33 преди започване на продажбите. Това важи независимо дали домейнът е ваш, нает или на платформа. Информацията се подава с квалифициран електронен подпис през портала за електронни услуги на НАП, отделно за всеки магазин.

При промяна в данните подавате актуална информация в 7-дневен срок. При прекратяване на продажбите също уведомявате в 7-дневен срок. НАП поддържа публичен списък на електронните магазини, за които е подадена информация.

Фактура: кога е задължителна и в какъв срок

Фактурата е данъчен документ по ЗДДС и е отделна тема от касовата бележка. НАП посочва, че тя се издава на хартия или в електронен вид, не по-късно от 5 дни от данъчното събитие (обикновено датата на продажбата) или от получаване на аванс. Издава се независимо дали търговецът е регистриран по ЗДДС.

Според чл. 113, ал. 3 от ЗДДС фактура може да не се издава, когато купувачът е данъчно незадължено физическо лице. Тоест на обикновен клиент не сте длъжни да издавате фактура, но ако той я поиска, издавате я. Регистрираните по ЗДДС търговци съставят за всеки данъчен период отчет за продажбите, за които няма издадени фактури.

Ако във фактурата има грешка, тя не се поправя. Анулира се и се издава нова (чл. 116 от ЗДДС). При алтернативния режим за плащане с карта фактурата може да замести документа по чл. 52о, ако съдържа номера на поръчката, референтния номер на трансакцията, стоките и QR кода (чл. 52о, ал. 3).

Какво научихме от собствените си документи

Документите са най-досадната част от онлайн търговията и затова грешките в тях седят дълго незабелязани. Три неща проверяваме редовно.

1. Документът следва поръчката. Ако клиентът махне артикул или цената се промени преди плащането, документът трябва да отразява крайната поръчка. Външни услуги, с които работихме преди, издаваха документа по първоначалната поръчка и не следваха редакциите.
2. Връщането има свой документ. Когато пратка с наложен платеж се върне без пари, срещу издадения документ трябва да има сторно или кредитно известие. Иначе в отчетите остава продажба, която не е станала.
3. Изпращането се проверява отделно от издаването. Издаден документ, който не е стигнал до клиента, не изпълнява изискването.

Ако продавате и в други държави от ЕС

Документите по Н-18 са само едната половина. При продажби от разстояние към потребители в други държави от ЕС от 1 юли 2021 г. важи общ праг от 10 000 евро за целия ЕС. Под него можете да прилагате българските правила за ДДС. Над него ДДС се дължи в държавата на купувача и може да се декларира през режима „обслужване на едно гише“ (OSS). Как подреждаме документите и отчетите за няколко пазара, описваме в „Финанси и документи“.