Как се пише оферта за продажба: какво трябва да съдържа, за да не се връща с въпроси

Какво е офертата и кога ви обвързва

Офертата е писмено предложение до конкретен клиент да му продадете определена стока или услуга при определени условия. В Закона за задълженията и договорите тя се нарича „предложение“, а последиците от нея са по-сериозни, отколкото повечето търговци предполагат.

Според чл. 13 от ЗЗД предложителят е обвързан с предложението до изтичането на срока, определен в него, или на срока, обикновено нужен според обстоятелствата, за да пристигне приемането. Според чл. 14 договорът се смята сключен в момента, в който приемането достигне до предложителя. На практика това означава следното: ако сте изпратили оферта и клиентът я приеме в срока ѝ, вие сте продали. Не можете да кажете „цената вече е друга“, защото доставчикът ви е вдигнал своята.

Има и обратната страна. Търговският закон, чл. 290, приема каталозите, ценоразписите и обявите до неопределен кръг от лица само за покана да ви се направи предложение. Ценовата листа на сайта ви не ви обвързва по същия начин, но изпратената на конкретен човек оферта ви обвързва.

Между търговци с трайни отношения има още един капан. Чл. 292 от ТЗ казва, че предложението до търговец, с когото предложителят е в трайни търговски отношения, се смята за прието, ако не бъде отхвърлено веднага. Ако редовен клиент ви изпрати поръчка по стари условия и вие не отговорите, рискувате да сте я приели.

Задължителните части на една оферта

В годините, в които съм продавал машини и трактори, видях стотици оферти, наши и на конкуренти. Тези, които стигаха до подпис, си приличаха по едно: клиентът можеше да ги препрати на съдружника или на банката и те да ги разберат без обяснения. Затова ги пиша така, все едно човекът насреща ще ги чете сам, без мен до него.

Минималното съдържание е следното:

1. Номер и дата на офертата. Номерът е важен, когато има втора и трета версия. Без него след месец никой не знае коя е последната.
2. Данни за двете страни: фирма, ЕИК, адрес, лице за контакт. Ако клиентът е физическо лице, името и телефонът му.
3. Точно описание на предмета: модел, артикулен номер или каталожен номер, количество, мерна единица. „Хидравличен маркуч“ не е описание. Описание е маркуч с вътрешен диаметър 1/2 цола, с две оплетки, дълъг 1,5 м, с накрайници DKOL M22x1,5.
4. Единична цена, обща цена и ясно указание дали е с или без ДДС. Отделен ред за отстъпката, ако има такава, за да се вижда от каква цена е сметната.
5. Валута. Особено ако сравнявате с доставчик от чужбина или клиентът ви е извън България.
6. Условия на доставка: срок, място, кой плаща транспорта и кой носи риска по пътя.
7. Условия на плащане: аванс, остатък, срок за плащане, по банка или в брой.
8. Гаранция и какво включва: срок, кой я обслужва, какво не се покрива.
9. Срок на валидност на офертата, с конкретна дата.
10. Име на човека, който е изготвил офертата, и как се приема: с подпис, с имейл, с плащане на аванса.

Срокът на валидност: защо е задължителен и какъв да е

Оферта без срок на валидност е оферта, за която законът сам решава колко дълго важи. Текстът на чл. 13 от ЗЗД говори за срока, „обикновено нужен според обстоятелствата“. Какво е „обикновено“ за една машина с доставка от завода, предстои да се спорите с клиента, а може би и пред съда. Много по-просто е да напишете дата.

Как се избира срокът? Гледам три неща. Първо, колко дълго ще важи цената на доставчика ми. Ако той ми гарантира цена 30 дни, моята оферта не може да важи 60. Второ, колко време реално взема решението на клиента. Земеделецът, който чака одобрение на проект, няма да реши за седмица. Трето, наличността. Ако продавам последните три броя на склад, пиша, че цената важи до изчерпване, и го пиша изрично.

Срокът има и полезна страна в продажбата. Той е естествен повод да се обадите: „офертата ви изтича в петък, да я подновим ли?“ звучи като нормален търговски разговор. Как да не изпускате такива срокове, когато офертите са много, описахме в статията за CRM при продажба на машини и техника.

Доставка, риск и плащане: условията, по които после се спори

Споровете след продажбата обикновено идват от това, което не е написано в офертата: кой разтоварва машината, кой плаща палета, кой отговаря, ако стоката пристигне счупена.

При продажба в чужбина или с международен транспорт използвайте условията Incoterms на Международната търговска камара. Те са единадесет стандартни търговски условия с по три букви и определят задачите, разходите и рисковете при доставката на стоката от продавача до купувача. Действащата версия е Incoterms 2020, в сила от 1 януари 2020 г. Една дума като EXW или DAP заедно с мястото, например „DAP Солун“, казва повече от абзац обяснения, и двете страни я разбират еднакво.

При плащането бъдете конкретни. „Аванс 30%, остатък преди експедиция“ е условие. „По договаряне“ е покана за втори кръг преговори. Ако искате аванс, помнете, че по чл. 113, ал. 1 от Закона за ДДС фактура се издава и при получаване на авансово плащане, а по ал. 4 това става не по-късно от 5 дни от получаването му. Офертата или проформата не заменят тази фактура.

Оферта, проформа и фактура: каква е разликата

Тези три документа често се бъркат, а изпълняват различна роля.

• Офертата е предложение. Тя казва „ако приемете, ще ви продам при тези условия“ и ви обвързва за срока си.
• Проформата е документ, който изглежда като фактура и обикновено се праща, когато клиентът трябва да плати предварително или да покаже документа в банка или по проект. Законът за ДДС не я споменава и тя не заменя фактурата.
• Фактурата се издава за извършената доставка или при получен аванс, в сроковете на чл. 113 от ЗДДС.

Проверка преди изпращане

В обслужването на клиенти научих, че повечето въпроси след изпращането са предвидими. Затова преди да изпратя оферта, минавам през кратък списък. Отнема две минути и спестява ден кореспонденция.

• Ясно ли е дали цената е с ДДС или без, на всеки ред и в общата сума?
• Сумата сметната ли е правилно? Проверявам единична цена по количество за всеки ред и общата сума отделно, а не с копиране от предишна оферта.
• Описан ли е предметът толкова точно, че склад или сервиз да го намери без мен?
• Има ли конкретна дата на валидност?
• Ясно ли е кой плаща транспорта и къде точно се доставя?
• Написано ли е какво не е включено? Монтаж, обучение, консумативи.
• Ако това е втора версия, отбелязано ли е, че заменя първата?
• Мога ли да изпълня всичко написано, ако клиентът я приеме още днес?

Къде помага софтуерът и къде AI

Когато офертите са две на месец, шаблон в Word върши работа. Когато са двадесет на седмица и цените се сменят, шаблонът започва да лъже: някой копира стара оферта и цената от миналия месец заминава при клиента. Тогава офертата трябва да се генерира от същите данни, от които работят складът и фактурите: един каталог, една цена, една наличност. Как правим такива връзки между продажби, склад и документи, описваме в „CRM, ERP и бизнес системи по задание“.

Изкуственият интелект е полезен в две неща: да пренапише описанието така, че да се разбира от неспециалист, и да провери офертата за пропуснати условия по списък като горния. Цените, сроковете и обещанията не бива да идват от него. Тях ги поставя човекът, който ще отговаря за тях.

Има и причина офертата да е написана ясно точно сега. Според проучване на Gartner сред 645 B2B купувачи, проведено през август и септември 2025 г., 45% вече ползват генеративен AI, основно за да събират информация за доставчици и продукти, а 69% предпочитат да проверят получените от AI изводи с търговец. Вашата оферта вероятно ще бъде сравнена с други, понякога и с помощта на AI, преди клиентът да ви се обади. Ако условията ви са записани ясно, сравнението ще е честно. Ако са написани неясно, ще ги изтълкуват без вас.