Инвентаризация на материални запаси: кога е задължителна и как се прави, без да спирате продажбите

Какво е инвентаризация според закона

Законът за счетоводството дава точна дефиниция. Инвентаризацията е процесът на подготовка и фактическа проверка на натуралните и стойностните параметри на активите и пасивите към точно определена дата. Получените резултати се съпоставят със счетоводните данни и се установяват евентуалните разлики.

В тази дефиниция има три условия и всяко от тях има практическо значение. Първото е точна дата: броите към определен момент, а не „през седмицата“. Второто е фактическа проверка, тоест стоката се брои, а не се преписва от системата. Третото е сравнение със записаното. Опис без сравнение е просто списък.

Материалните запаси са само част от инвентаризацията. Тя обхваща всички активи и пасиви, включително парите в касата, вземанията и задълженията. В тази статия говоря за стоката в склада и в магазина, защото там разликите са най-чести и най-трудни за обяснение.

Кога инвентаризацията е задължителна

Според чл. 28 от Закона за счетоводството предприятията правят инвентаризация на активите и пасивите най-малко веднъж годишно, за да ги представят достоверно във финансовите отчети. Предприятия с нетни приходи от продажби под определен праг са освободени от задължителната годишна инвентаризация. В консолидирания текст от 2021 г., който цитирам, прагът е 200 000 лв. за текущия отчетен период. След въвеждането на еврото уточнете актуалната сума и редакция със счетоводителя си.

Законът предвижда инвентаризация и по решение на ръководителя на предприятието, по искане на органите на съдебната власт и на други органи, когато това е предвидено в закон. Редът и начинът на инвентаризацията определя ръководителят на предприятието (чл. 16 от същия закон). Затова фирмата трябва да има свои писани правила: кой брои, кой проверява, в какъв срок и как се документира.

Моят съвет е да не гледате прага като разрешение да не броите. Малкият онлайн магазин, освободен от задължението, губи пари от грешна наличност точно като големия. Продава стока, която я няма, и не продава стока, която стои на рафта. Законът задава минимума за финансовия отчет. Колко често ви трябва вярно число за наличността, решавате вие.

Колко голяма е разликата между системата и рафта

В изследване, публикувано в Management Science през 2008 г., двама изследователи анализират близо 370 000 записа за наличност от 37 магазина на една търговска верига. 65% от записите не съвпадат с действителното количество. Авторите посочват, че редовните проверки намаляват грешките, а по-сложната среда в магазина и по-сложната схема на доставка ги увеличават.

Американската национална федерация на търговците (NRF) отчита в годишното си проучване за 2023 г., че средният процент липси в търговията на дребно през 2022 г. е 1,6% при 1,4% година по-рано. Външните и вътрешните кражби са 65% от липсите. Останалата една трета идва от други причини. От моя опит повечето от тях се дължат на процеса: незаписано движение, грешно приет кашон, върната пратка, която никой не е сканирал.

Тези числа са от чужди пазари и не ги пренасяйте директно към своя склад. Те показват нещо друго, което важи и при нас: разлика има почти винаги. Въпросът е дали ще я намерите, докато още се помни откъде е дошла.

Подготовка: решенията, които се взимат преди броенето

Половината от качеството на инвентаризацията се решава преди първия преброен артикул. Ето какво трябва да е ясно предварително.

1. Заповед на ръководителя: дата и час, към които се брои, обхват (кой склад, кои места) и комисия. Добре е в комисията да има човек, който не отговаря пряко за склада.
2. Спрени движения. За времето на броенето в склада не се приема и не се изписва стока. Ако продажбите не могат да спрат, отделете поръчките, приети след часа на инвентаризацията, и ги изписвайте след нея.
3. Приключени документи в процес. Доставка, която е разтоварена, но не е заприходена, е най-честият източник на „излишък“. Събрана, но неизпратена поръчка дава „липса“. Преди броенето всеки такъв документ трябва да е приключен или поне описан.
4. Отделена непродаваема стока. Повредените артикули, върнатите пратки, които още не са проверени, и мострите се броят отделно. Ако се смесят с продаваемата стока, те увеличават наличността, която сайтът показва.
5. Подредени места. Всеки рафт или клетка има име и етикет. Броенето по места е много по-точно от броенето по артикули, защото така се вижда кое място още не е минато.

Самото броене: по места, на сляпо и със скенер

Брои се по места, а не по списък с артикули. Броячът застава на място, преброява всичко на него и го отбелязва като преброено. Стока, която стои на две места, се брои и на двете, а системата ги сумира. Ако броите по артикули, лесно пропускате бройките, оставени на погрешно място.

Броенето е на сляпо. Броячът не вижда колко бройки очаква системата. Иначе човек, който вижда „12“ и преброява 11, често брои пак, докато не излязат 12. Това не е нечестност, просто очакваното число насочва броенето.

Баркодът и скенерът спестяват спорове. При артикули, които си приличат, например един и същи продукт в два размера или две разфасовки на един крем, грешката „на око“ е почти сигурна. Артикул без баркод е първият кандидат за разлика. Запишете тези артикули и им сложете баркод след инвентаризацията.

Разликите над определен праг се броят повторно от друг човек. Прагът определяте вие според стойността на артикула. Едно повторно броене струва минути, а грешна корекция на скъп артикул излиза много по-скъпо.

Протокол, разлики и причини

След броенето имате опис с преброеното количество по места и артикули. Срещу него стои записаното в системата към същия час. Сравнението дава три групи: съвпадения, липси и излишъци. Тук инвентаризацията става полезна за управлението, ако за всяка разлика се търси причина.

Най-често причината се открива в документите. Липса и излишък с еднаква стойност при два сходни артикула обикновено означават объркване при приемане или събиране. Излишък, равен на една доставка, означава незаприходена фактура. Липса, равна на една поръчка, означава изписване, което не е минало. Тези случаи не са истински липси и се оправят с документа, който е пропуснат.

Това, което остава след проверката, влиза в протокола като липса или излишък. Как се отразява счетоводно и данъчно, решава счетоводителят. Вашата работа е да му дадете чист протокол, в който всяка разлика е проверена поне веднъж.

Корекцията в складовата програма и в онлайн магазина се прави с вид и причина, никога като ново число без обяснение. В Shopify например при корекция на наличност може да се избере причина: корекция, броене, получено, върнато в наличност, повредено, кражба или загуба, промоция или дарение. Историята на корекциите за един продукт се вижда само за последните 180 дни, а за по-старите промени има отделен отчет. Ако складът ви е отделна система, дневникът на движенията там трябва да пази повече от половин година.

Между две годишни инвентаризации: малко и често

Годишната инвентаризация открива разликите, когато вече никой не помни причината. По-полезно е всеки ден да се броят няколко места, а системата да сравнява преброеното с очакваното. Разликата се записва, докато хората още помнят какво се е случило вчера. Първо се броят местата с бързо продаващи се артикули и тези, от които е имало отказани поръчки или връщания.

Така годишната инвентаризация се превръща в проверка на нещо, което и без това е горе-долу вярно, и вече не е спешна работа в края на годината. Как свързваме броенето, местата в склада и онлайн магазина в една система, описваме в „Склад и изпълнение на поръчки“. Ако искате да видите как подхождаме към такъв проект, вижте „Как работим“.