FIFO и LIFO: какво означават, кое позволява счетоводството и защо при стока със срок на годност важи FEFO

Какво означават FIFO и LIFO

FIFO идва от „first in, first out“, на български „първа входяща, първа изходяща“. Първо излиза стоката, която е влязла най-рано. LIFO е „last in, first out“, „последна входяща, първа изходяща“. Първо излиза стоката, която е влязла последна.

Всяко от двете съкращения има две значения и е добре да ги държите отделно.

• Счетоводно значение: по коя доставна цена се записва себестойността на продадената стока, когато една и съща стока е купена на различни цени. Тук никой не пипа рафта. Въпросът е само кое число отива в отчета.
• Складово значение: коя физическа бройка се взима при събиране на поръчка. Тук въпросът е практически. Ако вземате винаги най-отпред, а новата стока се нарежда също отпред, вие работите по LIFO, независимо какво пише в счетоводната политика.

Пример с числа: една и съща продажба, две различни печалби

Да вземем един артикул. През март сте купили 10 бройки по 5 евро. През април доставчикът вдига цената и купувате още 10 бройки по 6 евро. През май продавате 12 бройки. Числата са измислени за примера, логиката е реална.

При FIFO първо се изписват 10-те бройки от март по 5 евро и след това 2 бройки от април по 6 евро. Себестойността на продажбата е 62 евро. В склада остават 8 бройки по 6 евро, тоест 48 евро.

При LIFO първо се изписват 10-те бройки от април по 6 евро и след това 2 бройки от март по 5 евро. Себестойността е 70 евро. В склада остават 8 бройки по 5 евро, тоест 40 евро.

При средно претеглена цена всичките 20 бройки струват 110 евро, или средно 5,50 евро за бройка. Продажбата струва 66 евро, а остатъкът е 44 евро.

Продажната цена и продадените бройки са едни и същи, а себестойността варира между 62 и 70 евро според метода. Когато цените растат, FIFO показва по-ниска себестойност и по-висока печалба, а LIFO показва обратното. Изборът на метод определя каква печалба ще видите в отчета.

Кое позволява счетоводният стандарт

Международният счетоводен стандарт МСС 2 „Материални запаси“ дава ясно правило. За стоки, които са взаимозаменяеми, обикновено големи количества еднакви артикули с малка единична стойност, себестойността се определя по FIFO или по средно претеглена цена. За стоки, които не са взаимозаменяеми, например машина с конкретен сериен номер, се използва конкретно определената цена на точно тази бройка.

LIFO не е сред допустимите формули. Според историята на стандарта на сайта на IFRS ревизираният МСС 2 е издаден през декември 2003 г. и от тази версия нататък в стандарта остават само трите метода по-горе.

Българските фирми прилагат или МСС, или националните счетоводни стандарти, според вида и размера си. Кой метод е записан в счетоводната ви политика, решава счетоводителят. Важно е складовият софтуер да изписва по същия метод, който е записан там. Ако счетоводството работи по средно претеглена цена, а складовата програма смята по FIFO, в края на месеца ще имате две различни стойности на един и същ склад и ще трябва някой да обяснява разликата.

Когато съм продавал машини и трактори, въпросът за FIFO изобщо не стоеше. Всяка машина има сериен номер и собствена доставна цена, така че се изписва конкретната бройка. FIFO и средната цена имат смисъл там, където бройките са еднакви и не се различават една от друга.

FIFO на рафта: кога има смисъл и кога не

Във физическия склад FIFO означава просто правило: старата стока се взима първа. Това предпазва от стареене на стоката, избледнели опаковки и бройки, които остават забравени отзад години наред.

Правилото е лесно за обяснение и трудно за спазване. Човекът, който нарежда доставка, слага новите кутии отпред, защото така е по-бързо. Човекът, който събира поръчка, взима отпред, защото така е по-бързо. Резултатът е LIFO, без никой да го е решил.

Има стоки, при които физическото LIFO не вреди: метални части, инструменти, всичко, което не се разваля и не остарява. Ако счетоводството е по FIFO или по средна цена, а складът физически взима отпред, това е допустимо, защото двата въпроса са отделни. Проблемът започва при стока, която има срок.

FEFO: първо излиза това, което изтича първо

FEFO идва от „first expired, first out“. Първо излиза стоката с най-близък срок на годност, независимо кога е влязла в склада. Обикновено FIFO и FEFO дават един и същ резултат, защото по-старата доставка изтича по-рано. Разликата се вижда, когато доставчикът ви прати нова партида с по-кратък срок от старата. FIFO ще изпрати старата партида, FEFO ще изпрати новата, и при стока със срок FEFO е правилният избор.

При храните има два вида дата. Европейската комисия обяснява, че „Да се консумира до“ е показател за безопасност, а „Най-добър до“ е показател за качество. По оценка от проучване на Комисията от 2018 г. до 10% от хранителните отпадъци, които се образуват всяка година в ЕС, са свързани с датите на опаковките.

При козметиката правилото е различно. Ирландският регулатор HPRA, който прилага европейския регламент за козметичните продукти, описва изискванията за етикета така. Минималният срок на трайност е датата, до която продуктът остава безопасен при подходящо съхранение. Ако този срок е над 30 месеца, вместо дата се изписва символът на отворено бурканче с броя месеци, през които продуктът може да се използва след отваряне. Партидният номер е задължителен елемент на етикета.

Практически това означава, че за козметика с дата на трайност FEFO се прилага пряко. За продукти само със символа за отваряне датата я няма на опаковката и FEFO може да се прилага само по партида и по дата на приемане. В нашите магазини за козметика стоката е от двата вида и складът трябва да знае кой артикул в коя група попада.

Как системата разбира кое е по-старо

FIFO и FEFO работят само ако за всяка бройка в склада е известно от коя доставка е и до кога е годна. Ако системата знае само „артикул X, 20 бройки“, тя не може да каже коя от тях да излезе първа. Тогава правилото остава в главата на складовия работник и се спазва дотолкова, доколкото той има време.

Стандартът GS1 за баркодовете предвижда отделни полета за тези данни. В справочника на GS1 идентификатор (01) е номерът на артикула GTIN, (10) е партидата или лотът, (15) е датата „Най-добър до“, а (17) е датата на изтичане. Двете дати се пишат във формат ГГММДД. Ако доставчикът ви печата такъв баркод на кашона, при приемане партидата и срокът влизат в системата с един скан, без да се преписват на ръка.

Ако доставчикът не ги печата, партидата и срокът се въвеждат при приемането. Това е единственият момент, в който някой гледа стоката отблизо. Ако не се запишат там, по-късно никой няма да се върне да ги запише.

Второто условие е мястото. Ако две партиди на един артикул стоят смесени в една кутия, системата може да знае точно коя е по-стара, но човекът пак ще вземе тази най-отгоре. Затова една партида се държи на едно място и при събиране системата посочва артикула и мястото, от което да се вземе. Как изглежда това при нас, описваме в „Склад и изпълнение на поръчки“.

Списък с условия, преди да кажете „работим по FIFO“

Проверете дали са изпълнени следните условия. Ако едно от тях липсва, правилото съществува само на хартия.

1. Методът за себестойност е записан в счетоводната политика и складовият софтуер изписва по същия метод.
2. За всеки артикул със срок е решено дали се изписва по FIFO или по FEFO и това е записано в системата, не в главата на някого.
3. При приемане се записват партидата и срокът, със скан, ако баркодът ги съдържа, или на ръка, ако не ги съдържа.
4. Всяка партида стои на свое място и не се смесва с други партиди на същия артикул.
5. При събиране системата посочва конкретното място и партида, а складовият работник потвърждава със скан.
6. Веднъж месечно има справка за стоката с изтичащ срок, за да се реши навреме дали да се пусне в промоция, да се върне на доставчика или да се бракува.
7. Бракуваната стока се изписва с движение и причина, за да се вижда колко струва изтеклата стока за година.