ERP система или складов софтуер за малка фирма: въпросите, които да зададете, преди да платите

Какво е ERP система и трябва ли ви изобщо

ERP е софтуер, в който различните части на фирмата работят с едни и същи данни: продажби, покупки, склад, производство, счетоводство. Евростат го определя точно така, като пакет, който споделя информация между отделните функции на предприятието. Складовият софтуер е по-тясна част от същото: наличности, движения, документи за склада.

По данни на Евростат за 2025 г. 46,45% от фирмите в ЕС с 10 и повече заети използват ERP. В България делът е 26,64%, а при малките фирми с 10 до 49 заети е 22,51% при 41,08% средно за ЕС. Повечето малки фирми у нас още работят с отделни програми и таблици. Затова изборът на първата истинска система е решение, което се взима веднъж и после се живее с него години.

ERP ви трябва, когато едни и същи данни се въвеждат на повече от едно място: поръчката се пише в магазина, после в складовата програма, после във фактурата. Ако при вас няма такова преписване, вероятно ви е достатъчен по-малък инструмент.

Първо опишете как работите днес

Преди първата среща с доставчик опишете на един лист пътя на една поръчка и на една доставка от доставчик. Кой какво въвежда, в коя програма, кой документ се издава и кога стоката физически мърда. Отбележете всяко място, където човек преписва число от един екран в друг. Тези места са причината да търсите система.

Опишете и изключенията, защото там системите се различават. Частична доставка, връщане на част от поръчката, замяна на артикул, стока, която е на път, поръчка от двама клиенти, обединена в една пратка. Доставчикът ще ви покаже нормалния случай. Вие трябва да го питате за изключенията.

Въпроси за склада и наличността

Тук малките фирми губят най-много, защото складовата логика изглежда проста, докато не започне да се разминава. Ако продавате онлайн, наличността в системата трябва да е числото, което вижда клиентът, а не число, което някой оправя на ръка в края на седмицата. Подробно за причините пиша в „Складова наличност: защо складът и сайтът се разминават“.

От работата ми в производството и търговията с хидравлични маркучи и елементи знам колко бързо се чупи система, която не разбира мерните единици. Маркучът се купува на ролка, продава се на метър, а фитингът се брои на брой. Ако софтуерът не може да вземе ролка и да изпише от нея метри, складът ще лъже от първия ден.

• Как се отделя физическата наличност от резервираната за поръчки и от свободната за продажба?
• Работи ли с повече от един склад и с конкретни места в склада (рафт, клетка)?
• Как се отразява частично връщане, повредена стока и стока, която е на път от доставчик?
• Може ли един артикул да има няколко баркода и няколко мерни единици с превръщане между тях?
• Записва ли се всяко движение с причина, документ и човек, който го е направил?

Въпроси за връзките с другите системи

Малката фирма рядко има само една програма. Има онлайн магазин, куриери, счетоводна програма, банка, понякога маркетплейс. ERP, която не говори с тях, връща преписването, което искахте да махнете.

Питайте конкретно и искайте да видите връзката на живо с вашия магазин или куриер, а не на слайд. Попитайте и какво става, когато връзката спре. Някой трябва да разбере, че поръчките от последните два часа не са влезли. Ако единственият начин да разберете е клиент, който звъни, връзката не е довършена. Как изглежда това при нас, описваме в „CRM, ERP и бизнес системи по задание“.

• Има ли готова връзка с вашата платформа за онлайн магазин и с вашите куриери?
• Има ли документиран API, ако се наложи връзка с нещо, което го няма в списъка?
• Кой поддържа връзката, когато другата страна смени нещо при себе си, и кой плаща тази поддръжка?
• Как системата съобщава, че синхронизацията е спряла?

Въпроси за данните и за излизането

Този въпрос рядко се задава при покупката, а е най-важният след три години. Може ли да изнесете всичките си данни, в какъв формат и колко струва това? От 12 септември 2025 г. се прилага Регламентът на ЕС за данните (Data Act). За облачните услуги той изисква доставчиците да позволяват смяна на доставчика и да изнасят данните в общоприет машинночетим формат. Таксите за смяна, включително за изнасяне на данните, отпадат напълно от 12 януари 2027 г., а дотогава могат да покриват само разходите на доставчика.

Ако системата пази данни за клиенти, а тя ще пази имена, адреси и телефони, доставчикът е обработващ лични данни по смисъла на GDPR. Член 28 изисква договор между вас и него, в който е записано какво прави с данните, къде ги пази и какво става с тях след прекратяване. Поискайте този договор преди подписването, а не след него.

• Може ли да изнеса всички данни (артикули, движения, документи, клиенти) сам, без да пиша на поддръжката?
• В какъв формат и с какви полета?
• Има ли договор за обработване на лични данни по член 28 от GDPR?
• Какво става с данните ми, ако спра да плащам?

Въпроси за цената и внедряването

Цената на лиценза е най-малката неизвестна. Истинските разходи са в настройката, обучението, доработките и времето на вашите хора, докато работят паралелно в старата и новата система. Поискайте оферта, в която тези неща са отделни редове.

Най-полезното изискване, което можете да поставите, е пробен период с вашите истински данни. Една седмица от вашите поръчки, доставки и връщания, въведени в новата система от вашите хора. Ако системата се справя със седмицата, вероятно ще се справи и с годината. Ако доставчикът отказва такава проба, това също е отговор.

• Цена на потребител или на фирма, и какво се случва при нов служител?
• Кои модули са включени и кои се доплащат по-късно?
• Колко струва час доработка и кой решава дали нещо е „доработка“ или „грешка“?
• Кой обучава хората и има ли документация на български?

Кратък списък за срещата с доставчика

Ако трябва да сведа всичко до една страница, тя изглежда така. Носете я на срещата и не подписвайте, докато нямате отговор на всяка точка.

1. Описан път на поръчка и доставка, с местата, където днес се преписва.
2. Списък с изключенията и демонстрация как системата ги обработва.
3. Разделени физическа, резервирана и свободна наличност.
4. Връзки с магазина, куриерите и счетоводството, показани на живо.
5. Изнасяне на всички данни без посредник, с формат и цена.
6. Договор за обработване на лични данни.
7. Оферта с отделни редове за лиценз, настройка, обучение и доработки.
8. Пробна седмица с вашите истински данни.